Las salas de reuniones son un elemento clave en el funcionamiento de cualquier organización, ya sea una pequeña o gran empresa. Estas salas son utilizadas para llevar a cabo debates, presentaciones y tomas de decisiones importantes. Con el avance tecnológico, la videoconferencia se ha vuelto una herramienta esencial en estos espacios, permitiendo a los participantes conectarse y colaborar desde cualquier lugar del mundo.
Sin embargo, para que estas salas de reuniones y videoconferencias sean efectivas, es importante tener un mobiliario adecuado.
¿Por qué prestar atención a la elección del mobiliario?
La elección de los muebles de la sala de reuniones puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la productividad de las reuniones. Una sala de reuniones bien equipada proporciona un ambiente cómodo y profesional, lo que contribuye a la motivación y el bienestar de los empleados.
Entre los elementos esenciales de una sala de reuniones moderna se encuentran las mesas de reuniones, sillas cómodas, pantallas de proyección, sistemas de audio y video, y sistemas de control remoto. Todos estos elementos deben ser elegidos con cuidado para garantizar que sean compatibles con el sistema de videoconferencia y se adapten a las necesidades específicas de la empresa.
Según nuestro CEO Lluís Sala – experto en asesoría e implementación de tecnologías – debemos tomar en cuenta varios aspectos importantes antes de diseñar un proyecto audiovisual de una sala de reuniones:
“Me gustaría hacer una llamada a avanzar hacia un cambio de mentalidad, no podemos pensar que solo con tecnología podremos habilitar una sala de reuniones tradicional a sala de videoconferencias… ¿Queremos que en plena reunión solo se vean orejas?, ¿o que estemos constantemente estirando el cuello como jirafas para poder ver?. Debemos replantear el diseño de nuestras salas de reuniones sin dejar de lado elementos como el mobiliario y la acústica, tan importantes como la integración de sistemas automáticos, seguros y fiables.
Es muy importante tener claro que: no `todo se vale´ y que es mejor no hacer las cosas que hacerlas mal.
Lo siguiente será plantearse algunas preguntas a modo de diagnóstico:
- Cuáles son sus objetivos funcionales: publicidad, formación, ventas, reuniones corporativas, consejos administración, etc.
- Sus objetivos secundarios, por ejemplo: importancia de su propia imagen, crear un efecto `wow´ en sus visitantes, marketing casual y/o refuerzo de ventas.
- El ADN de la empresa: diseño, moderna, conservadora o de grado tecnológico.
- Perfil del usuario habitual: uso intensivo de recursos, automatización extrema, dominio y versatilidad, o combinación de ellos.
- Recursos actuales de la empresa, ¿primera vez que se implanta?, ¿ya tiene experiencia?, ¿queremos seguir una línea o tecnología concreta?
- Qué presupuesto tenemos, si la inversión en activo, amortizable o de pago por uso.”
La opinión de un experto en mobiliario audiovisual
Según nos explica Hubert de Nomazy (CEO de Motilde) :“Reunir a todos tus empleados no siempre es posible y requiere una sólida organización previa. Es necesario que la sala de videoconferencia esté bien equipada para permitir la practicidad y el ahorro de tiempo.
Por lo tanto, es importante identificar con precisión el mobiliario que se necesita para crear una sala de videoconferencia adecuada y modular.
Ya se trate de la reverberación sonora, de la comodidad o de la practicidad de instalación de los equipos, el mobiliario de las salas de reunión para videoconferencia tiene sus propias características.
Así pues, conviene evitar distintos tipos de mobiliario:
- Mobiliario de cristal: sucio, frío y reverbera el sonido;
- Mesas de reunión sin soluciones de paso de cables;
- Sillas en las que prime el diseño sobre la comodidad (hay que tener en cuenta que algunas reuniones pueden durar varias horas, por lo que conviene garantizar que todos los participantes dispongan de un asiento excelente)
- Mobiliario estático en salas con diversos usos. Dar prioridad a la modularidad de tu mobiliario te permite adaptar la sala según tus necesidades.
Además, independientemente de la actividad de la empresa, es esencial elaborar un pliego de condiciones para una disposición coherente de la sala de videoconferencia.”
Consultar con profesionales
La importancia de tener un mobiliario adecuado en las salas de reuniones y de videoconferencia no se puede subestimar. La elección de los muebles y los accesorios adecuados puede marcar la diferencia entre una reunión productiva y una reunión fallida. Por lo tanto, es importante trabajar con empresas especializadas que puedan ofrecer soluciones de alta calidad para garantizar reuniones productivas y eficientes.
Pyme Tech Adviser y Motilde son dos empresas especializadas que colaboran en proyectos dedicados a estos servicios. Ofrecen soluciones de mobiliario de alta calidad para salas de reuniones y videoconferencia, diseñadas para mejorar la eficiencia y la productividad de las reuniones. Estas empresas trabajan enfocadas en las necesidades de sus clientes con el objetivo de ofrecerles soluciones personalizadas, asegurándose de que cada sala de reuniones sea única y cumpla con las expectativas de sus usuarios.
No dude en ponerse en contacto con nosotros para solicitar un estudio personalizado.